مدل حافظه‌ي سازماني فرايند– محور، پيش نياز اجراي مديريت دانش در بخش‌هاي مدارك پزشكي

The Process-Oriented Model of Organizational Memory: A Prerequisite for Knowledge Management in Medical Records Departments

مقدمه: حافظه‌ي سازماني به عنوان يكي از ابزارهاي اجراي مديريت دانش شناخته شده است. هدف اين پژوهش طراحي مدل حافظه‌ي سازماني براي بخش‌‌‌‌‌‌‌هاي مدارك پزشكي مراكز آموزشي و درماني بود. روش بررسي: اين مطالعه به صورت توصيفي- كاربردي بود و در سال 1386 انجام گرفت. كاركنان مراكز آموزشي و درماني وابسته به دانشگاه علوم پزشكي تبريز جامعه‌ي پژوهش را تشكيل مي‌دادند. شناسايي فرايندها و شناسايي دانش‌هاي مورد نياز فعاليت‌هاي بخش مدارك پزشكي از طريق پرسش‌نامه و مصاحبه انجام گرفت. بر اساس نيازسنجي انجام شده و بررسي مدل‌ها، الگوي پيشنهادي تهيه و سپس از طريق آزمون دلفي در معرض قضاوت متخصصان مدارك پزشكي قرار گرفت. از روش‌هاي آمار توصيفي براي تحليل داده‌‌ها استفاده شد. يافته‌ها: كاركنان بخش مدارك پزشكي معتقد بودند در صورت وجود دانش و اطلاعات لازم عملكرد بهتري خواهند داشت (85 درصد). آنان وجود حافظه‌ي سازماني را ضروري مي‌دانستند (98 درصد) و بروز اشتباهات، كندي كار، بي‌نظمي، نارضايتي و سردرگمي مشتريان را از مشكلات مربوط به جابه‌جايي كاركنان بر شمردند (86 درصد). اكثريت (80 درصد) مدل‌هاي ارايه شده براي حافظه‌ي سازماني وظيفه- محور بودند .الگوي نهايي حافظه‌ي سازماني در اين پژوهش، به صورت يك سيستم در نظر گرفته شد و درون‌داد‌ها و فرايندهاي آن مشخص گرديد؛ نتايج مورد انتظار سيستم نيز به عنوان برون‌دادها ارايه شدند. نتيجه‌گيري: يك سيستم حافظه‌ي سازماني كه دانش سازماني را به وظايف كاري مربوط نمايد، از ضروريات يك بخش مدارك پزشكي است و مي‌تواند باعث بهره‌وري و يادگيري سازماني شود. در اين پژوهش، مجموعه‌ي مولفه‌ها و موجوديت‌هاي الزامي يك سيستم حافظه‌ي سازماني فعاليت- محور به عنوان ابزاري براي اجراي مديريت دانش در بخش‌هاي مدارك پزشكي ارايه شده است. واژه‌‌هاي كليدي: مدل‌هاي نظري؛ مديريت دانش؛ حافظه‌ي سازماني.

Introduction: Organizational memory (OM) is a tool for implementation of knowledge management. The objective of this study was designing an OM for medical records (MR) departments. Methods: This descriptive study was carried out in 2007. The study population consisted of all employees in five teaching hospitals in Tabriz. Process and required knowledge identification was performed through questionnaires and structured interviews with 65 employees. OM models were derived from the available literature and the Internet. Our model was provided according to the assessment and review of models. Then, experts in health information management gave their opinion on the model by Delphi technique. Results: The studied employees believed that their performance could have been better if the required knowledge had been provided (85%). They considered OM as necessary (98%) and indicated mistakes, work slowness, dissatisfaction and confusion of clients as some subsequences of employees transfer. Most models provided for OM (86%) were process-based. Our model was considered as a system in which inputs, processes and outputs were determined. Conclusion: An OM system which relates organizational knowledge to the business processes is a necessity for an MR department. This system can lead to organizational learning and productivity. In this study, a set of items and entities required for a process-based OM system were provided. Keywords: Models, Theoretical; Knowledge Management; Organizational Memory.