مستندسازي گسترده فرايندها در بخش دولت : ارائه‌ يك راهكار

بخش دولت در حال حاضر با مشكلات فراواني رو به‌ رو است كه بخش عمده‌اي از آن‌ها در فرايندهاي ناهماهنگ انجام امور ريشه دارد. فرايندها به مثابه رگ‌ها، وظيفه به جريان در آوردن امور در بدنه سازمان‌هاي دولتي را بر عهده دارند. اين در حالي است كه در سيستم اجرايي دولت به‌دليل‌ گسترش قابل توجه سازمان‌ها، عدم بازنگري در نحوه انجام كارها، تنوع، و پيچيدگي سازمان‌ها، اين فرايندها به‌شدت ناكار آمد شده‌اند. از اين رو، بهبود فرايندهاي دولت، مي‌تواند تأثير قابل توجهي در كارا كردن كل بدنه دولت داشته باشد و مستندسازي اين فرايندها، اولين گام در اين راستا است‌. تاكنون ابزارها و راهكارهاي موجود مستند‌سازي در مقياس‌هاي كوچك سازماني با موفقيت به‌كار برده شده‌اند؛ اما عواملي نظير پراكندگي و تنوع سازمان‌هاي دولتي، شبكه پيچيده ارتباطات بين آن‌ها، نظام‌هاي گوناگون مديريتي حاكم بر سازمان‌هاي مختلف، ساختارهاي متفاوت سازماني و محدوديت‌هاي زمان و امكانات، چالش‌هاي جديدي را در مستند كردن فرايندهاي بخش دولت پديد آورده است. از سوي ديگر، مستندسازي مؤثر فرايندها ‌بايد كاركردهايي همچون ارائه تصوير كلي از فرايندها، نشان دادن توالي انجام آن‌ها در بخش‌هاي مختلف سازمان، تعيين سلسله ‌مراتب آن‌ها، كمك به درك اهداف و استراتژي سازمان‌ها و نحوه عملياتي كردن آن‌ها، تعيين فرايندهاي اصلي، تسهيل ارزيابي سازماني، امكان نمايش جزئيات‌ در سطوح مختلف، امكان مقايسه فرايندها، و كمك در يافتن گزينه‌هاي بهبود‌سازي را تأمين‌ كند. اين ملاحظات از يك سو و از سوي ديگر، فقدان هر گونه تجربه علمي و عملي در چنين گستره‌اي، مشكلات و چالش‌ها را دو چندان مي‌سازد. اين مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهكاري براي مستندسازي فرايندهاي دولت ارائه مي‌كند.