ابعاد اثربخشي دبيرخانه هوشمند دانشگاه علوم پزشكي تهران

The Effectiveness Dimensions of Intelligent Secretariat in Tehran University of Medical Sciences

زمينه و هدف: هدف از اين پژوهش، معرفي ايجاد مدل جديد انديكاتور نامه­ها در اتوماسيون اداري دانشگاه علوم پزشكي تهران است. روش بررسي: پژوهش حاضر از نوع پژوهش كاربردي و نوع مطالعه توسعه ­اي مي­ باشد كه در اين پژوهش روش قديمي اتوماسيون در قالب مدل جديد اصلاح گرديده است. بر اساس پراكندگي كدهاي اختصاص يافته به نامه ­ها، نبود نظم خاص در كدهاي واحدهاي قديم و جديد تعريف شده و اين­كه ابتدا انديكاتور نامه­ ها در سيستم اتوماسيون اداري دانشگاه به­ صورت تركيب حروف و عدد و بدون طبقه­ بندي انجام مي­ شده است، تصميم به اصلاح آن گرفته شد. در اين مدل، شماره­ گذاري مكاتبات براساس فراواني واحدهاي زيرمجموعه دانشگاه تشريح و مدل پيشنهادي ارايه گرديد. يافته ­ها: بر اساس مدل جديد شماره­ گذاري، كدهاي يكپارچه به نامه­ ها اختصاص يافت كه تماما عددي و يا تركيبي از اعداد بوده است. با توجه به فراواني واحدهاي تحت پوشش دانشگاه، مراكز تحقيقاتي بيشترين تعداد را به خود اختصاص داده ­اند. بنابراين، دامنه ­ي بزرگ­تري از كدهاي انديكاتور براي اين واحدها نسبت به ساير بخش­ها در نظر گرفته شد. نتيجه­ گيري: اين مدل، دستيابي به الگوي جديد ايجاد كد انديكاتور اتوماسيون اداري در دانشگاه علوم پزشكي تهران را فراهم كرده و موجب سهولت در جستجوي نامه­ ها براساس شماره­ ي تعريف شده مي­ گردد.

Background and Aim: The purpose of this study was to introduce a new model for indicator of letters in office automation of Tehran University of Medical Sciences. Materials and Methods: The present study was an applied research and a developmental study in which old automation method has been modified to new model. Regarding to the dispersion of codes assigned to letters, there was no specific order in the codes of both old and new units defined in the system. In addiotion the letter indicators in the office automation system of university in combination with letters and numbers was done without classification. The decision was made to correct it in the office automation system. In the new model, numbering the correspondence based on the frequency of each university unit's subdivision was described and the proposed model was presented. Results: According to the new numerical model, integrated codes were assigned which were entirely numerical or the combination of numbers. Due to the abundance of units covered by the university, the research centers allocate the largest number to themselves. Therefore, a larger range of indicator codes for these units was considered than for other sections. Conclusion: This model provides a new model for implementation of office automation indicator code in Tehran University of Medical Sciences and facilitates the search of letters based on the defined number.