بررسي ميزان ثبت صحيح و به موقع اطلاعات تبادل يافته از سيستم‌هاي اطلاعات بيمارستاني به سامانه پرونده الكترونيك سلامت ايران

Timeliness and accuracy of information sharing from hospital information systems to electronic health record in Iran

مقدمه: يكي از موانع موجود در تبادل اطلاعات ميان سيستم­ هاي اطلاعات بيمارستاني و سامانه پرونده الكترونيك­ سلامت ايران، عدم ثبت ­صحيح و به موقع اطلاعات مي­ باشد. هدف مطالعه حاضر، بررسي ميزان ثبت صحيح و به موقع اطلاعات مربوط به بيماران موجود در پرونده­ هاي الكترونيك بيمارستاني است كه ارسال اطلاعات آن­ها به سامانه سپاس ناموفق بوده ­است. روش ­­ها: مطالعه حاضر ­توصيفي بوده و در سال 1395 انجام شد. در اين مطالعه 882 پرونده ارسال ­نشده از سيستم­ هاي اطلاعات بيمارستاني در بيمارستان­ هاي آموزشي دانشگاه علوم پزشكي كرمان به سپاس با استفاده از يك چك ليست، بررسي شد. به منظور محاسبه فراواني ثبت صحيح و به موقع عناصر داده در سيستم­ هاي اطلاعات بيمارستاني مورد بررسي، از نرم­ افزار SPSS نسخه 22 استفاده ­شد. يافته ­ها: در مجموع در مطالعه حاضر 18758 عنصر داده بررسي شد. بطور كلي ميزان ثبت صحيح و به موقع عناصر داده بررسي شده در اين سيستم ­ها 97درصد و 99/87 درصد محاسبه بود. بيشترين ميزان ثبت نادرست عناصر داده مربوط به شماره ­شناسنامه، كد ملي و محل زندگي بيمار بود. همچنين، بيشترين ميزان عدم ­ثبت به موقع عناصر داده نيز مربوط به تشخيص­ نهايي و علت­ فوت بيمار بوده است. نتيجه ­گيري: نتايج مطالعه حاضر، نشان داد ميزان ثبت صحيح و به موقع اطلاعات در سيستم ­هاي اطلاعات بيمارستاني از مقدار بالايي برخوردار بود. اين مطالعه موارد زيادي از نقض صحت و به موقع بودن اطلاعات ارسالي به سپاس را شناسايي كرد كه ممكن است يكي از دلايل آن عدم­ دقت و سهل انگاري كاربران باشد. استفاده از روش­ هايي مانند آموزش و توجيه كاربران نسبت به ثبت ­صحيح و به موقع اطلاعات و طراحي سيستم ­ها همراه با قابليت ارائه بازخورد، مي ­تواند تاحدود زيادي به بهبود ثبت ­صحيح و به موقع اطلاعات موجود در سيستم­ هاي اطلاعاتي كمك ­نمايند.

Introduction: Inaccurate and delayed entry of information are one of the sources of failure in the communication of information between hospital information systems and electronic health record in Iran. The purpose of this study was to investigate the accuracy and timeliness rate of patients’ information in hospital information system whose information was not successfully sent to electronic health record system. Methods: In this descriptive study, conducted in 2016, 882 records which had failed to be sent from hospital information systems to electronic health record system were reviewed. A checklist was used to collect data which were then analyzed by SPSS.22 to calculate the frequency of accurate and timely data entry in hospital information systems. Results: A total of 18758 demographic and clinical information were examined. Overall, the accurate and timely data entry in hospital information systems were 97% and 99.87%, respectively. The highest rate of inaccurate information was related to patients’ identification numbers, national codes, full addresses and places of residence, and the highest rate of delayed data entry was related to final diagnosis and causes of patient death. Conclusion: The results demonstrated a high rate of accurate and timely data entry in hospital information systems. The results also identified some sources of inaccurate and delayed data entry which could be attributed to the negligence of the users. Therefore, it is recommended to hold orientation sessions to enhance users’ knowledge about accurate and timely data entry, and also design systems capable of producing feedback in order to improve the accuracy and timeliness of data entry.