طراحي فرايند سازماندهي و اطلاع‌ رساني اسناد با كمك سيستم مديريت اسناد در آرشيو ملي ايران

Designing the Process of Organizing and Informing Documents with Document Management System in Iran National Archives

پژوهش حاضر با هدف شناسايي فرايندهاي جاري آرشيو ملي ايران در حوزۀ سازماندهي و اطلاع‌ رساني اسناد، شناخت وضعيت موجود و چالش‌هاي آن و طراحي فرايندهاي ايده ­آل اين حوزه با توجه به الزامات و قوانين موجود انجام گرفته ­است. اين پژوهش از حيث رويكرد به ­صورت آميخته مي‌باشد كه در بخش كيفي آن از استراتژي تحليل محتوا و در بخش كمي آن از استراتژي پيمايش استفاده شده ­است. اطلاعات در بخش كيفي از طريق ابزار مصاحبه با نخبگان آرشيو ملي جهت شناسايي وضعيت موجود و طراحي فرايندهاي ايد­ه ­آل تهيه و در بخش كمي از پرسشنامه و پرسش از متخصصان در خصوص اينكه آيا فرايندهاي طراحي‌شده ايده ­آل، وضعيت موجود در اين حوزه را پوشش مي‌دهد يا خير، استفاده شده ­است. با توجه به پاسخ متخصصان آرشيو مشخص شد كه وضعيت ايده ­آل طراحي‌ شده در حوزۀ سازماندهي، رقمي­ سازي و اطلاع‌ رساني اسناد در صورت راه‌اندازي سيستم جامع مديريت اسناد كه طبق همين فرايندها طراحي مي‌شود، پوشش‌دهنده وضعيت موجود مي‌باشد و تفاوت معناداري ندارد؛ لذا ضمن تائيد فرايندهاي ايده ­آل طراحي‌شده، پياده‌سازي سامانۀ يكپارچه مديريت اسناد در اين سازمان، ضرورت بسيار زيادي دارد.

The aim of present study is to identify the current process of Iran National Archives in the field of organizing and informing documents, and recognizing the current situation and its challenges in terms of designing ideal processes in this field according to existing requirements and rules. Mixed method (qualitative and quantitative) was applied for this research. The qualitative part uses content analysis strategy, and in quantitative part survey strategy is used. In the qualitative phase, the current situation is identified and the design of the ideal processes are prepared through interview tools with archival national elites and in quantitative phase, the questionnaire is applied to inquire the experts whether the ideal designed processes cover the current situation in this field or not. According to the response of experts, it was found that the ideal situation designed in the field of organizing, digitizing and informing documents for launching a comprehensive document management system, designed according to the same processes, covers the current situation and is not significantly different. Therefore, while confirming the designed ideal processes, the implementation of an integrated document management system in this organization is very necessary.