فهرست نويسي اسناد آرشيوي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران براساس استاندارد بين المللي تنظيم و توصيف آرشيوي (ايساد)

Cataloging Archival Records of the National Library and Archives of Iran Based on the International Standard Archival Description (ISAD)

هدف: پژوهش حاضر، به منظور شناسايي عناصر توصيفي و ميزان مطابقت فهرستنويسي اسناد آرشيوي با استانداردهاي بين المللي تنظيم و توصيف آرشيوي (ايساد ) در معاونت اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران انجام شده است. روش/ رويكرد پژوهش: روش پژوهش، پيمايش تحليلي است. براي گردآوري داده‌هاي پژوهش از سياهه وارسي، قوانين مربوط به استانداردهاي آرشيو، و مصاحبه استفاده شده است. نتايج، با استفاده از روش‌هاي آمار توصيفي (فراواني و درصد) در قالب جدول و نمودار ارايه شده است. جامعه پژوهش، شامل پژوهشگران و متخصصان تنظيم و پردازش اسناد، دفاتر راهنما، و كاربرگه‌هاي فهرستنويسي اسناد آرشيوي در سازمان پيش‌گفته مي‌باشد. يافته‌ها: يافته‌هاي پژوهش نشان مي‌دهد كه عناصر توصيفي در فهرستبرگه‌هاي اسناد آرشيوي، با ايساد مطابقت دارد. همچنين، مشخص شد كه عناصر اطلاعاتي «نام پديدآور» با 62/16 درصد و «توصيفگرها» با 26/91 درصد به‌وسيله ابزارهاي مستندسازي، همخواني دارد و حدود 8/8 درصد آنها مستندسازي نشده‌اند. بنابراين، از ديدگاه متخصصان و كارشناسان تنظيم و پردازش اسناد، فهرستنويسي اسناد آرشيوي براساس ايساد تاثير مثبتي در سازماندهي اسناد دارد. نتيجه‌گيري: در پايان مي‌توان نتيجه گرفت كه استاندارد بودن شيوه توصيف منجر به بازيابي بهتر اسناد مرتبط شده است.

Purpose: The present research is aimed at identifying descriptive elements of the archival records catalogues at the National Archives of Iran and the level of their conformity with the International Standard Archival Description (ISAD). Methodology: This research was based on analytical survey. A checklist, the rules of archival standards, and interviews are employed for gathering research data. The results are presented in tables and figures through descriptive statistical methods (frequency and percentage). The research community included researchers and experts in arrangement and description of records, manuals, and cataloging worksheets of the archival records existing in National Library and Archives of Iran. Findings: This research displays the conformity of descriptive elements in the studied worksheets with ISAD. The research findings also show that information elements including “Author Name” (16.62%) and “Descriptors” (91.26%) are consistent with documentation tools. 8.8% of these information elements are not documented at all. In the eyes of the experts of arrangement and description of documents, cataloging of archival documents based on ISAD has improved the methods of organizing documents. Conclusion: Applying this standardized method of archival description has led to better retrieval of the related documents.