بررسي وضعيت نمايه سازي اسناد آرشيوي مكتوب در مراكز آرشيوي شهر تهران از ديدگاه نمايه سازان با تاكيد بر شيوه و كيفيت نمايه سازي اسناد آرشيوي

An Evaluation of the Status of Indexing Written Archival Records in Tehran’s Archival Centers from the Perspective of Indexers with an Emphasis on Method and Quality

هدف: پژوهش حاضر، با هدف آگاهي از وضعيت نمايه سازي اسناد آرشيوي مكتوب در مراكز آرشيوي شهر تهران انجام شده است. روش/رويكرد پژوهش: روش پژوهش، پيمايشي توصيفي و ابزار گردآوري داده ها پرسشنامه است. جامعه پژوهش شامل 100 نفر ازنمايه‏سازان مراكز آرشيوي تهران است كه كليه آنها به پرسشنامه ها پاسخ داده اند. يافته‏ها: يافته‏هاي پژوهش نشان ‏داد كه 42 درصد نمايه سازان، براي نمايه‏سازي، از هر دو زبان كنترل‏شده و طبيعي استفاده مي كنند و 65 درصد نما‏يه‏سازان، در مراكز آرشيوي خود داراي خط مشي نمايه‎سازي به صورت فايل مستند هستند. 80 درصد از نمايه سازان، براي مستندسازي نمايه‏هاي اسناد آرشيوي، از ابزارهاي نمايه‏سازي استفاده مي‏كنند. 25/46 درصد نمايه سازان، مطابقت ابزارهاي كمكي نمايه سازي با محتواي موضوعي اسناد و اصطلاح شناسي را در سطح متوسط؛ و 75/38 درصدآنها، ميزان پاسخگويي به نياز كاربران در استفاده از ابزارها در نمايه سازي را، در سطح زياد ارزيابي كرده‏اند. از نظر ميزان استفاده، اصطلاحنامه اصفا بالاترين ميزان استفاده (8/68درصد) را داشته است. در مورد شيوه نظام نمايه سازي، بيشترين فراواني مربوط به كاربرگه الكترونيكي است و نرم افزار رسا بيشترين ميزان استفاده را (46/82 درصد) در نمايه سازي اسناد داشته‏ است. نتيجه گيري: نتايج پژوهش حاكي از اين است كه نارسايي‏هاي موجود، بيشتر مربوط به روزآمدسازي واژگان و مفاهيم ابزارهاي نمايه‏سازي و ضعف ارتباط بين نمايه‏سازان مراكز آرشيوي با يكديگر است.

Purpose: The present research aimed to evaluate the status of indexing the written archival documents in Tehran’s archival centers. Methodology: The research applied the method of descriptive survey and a questionnaire was used as the tool for gathering information. The study community contained 100 indexers working in Tehran’s archival centers who answered the questionnaire. Findings: The findings of this research show that 42 percent of the indexers apply both controlled and natural languages for indexing and 65 percent of the indexers in archival centers have their own indexing policy. It also shows that 80 percent of the indexers use indexing tools for documentation of the archival records. 46.25 percent of these indexers have evaluated the compatibility of indexing aids with the subject content of records and their terminology as average. 38.75 percent of them have evaluated that the indexing tools meet the users’ needs to a high degree. The findings also show that the Persian Cultural Thesaurus (ASFA) is the most frequently used (68.8%). Among indexing systems, electronic work sheets are used most frequently and Rasa software is the most popular tool for indexing the records (82.46%). Conclusion: The existing inadequacies are mostly related to lack of updating the terminologies and concepts in indexing tools, and also poor communication between the indexers of archival centers.