مروري بر مديريت اسناد الكترونيكي با تاكيد بر استاندارد بين المللي مديريت اسناد " ايزو 15489 "

A Review on Electronic Records Management with an Emphasis on the “ISO 15489” International Standard for Records Management

با ظهور فن آوريهاي جديد و وابستگي شديد سازمان ها به اين گونه فن آوريها، سهم اسنادي كه به شكل الكترونيكي ايجاد مي شوند به صورت تصاعدي در حال افزايش است. حفظ آرشيوهاي الكترونيكي و ايجاد نظام مديريت اسناد ، سازمان ها را قادر مي سازد تا اسناد الكترونيكي را به شكل اصلي شان حفظ نمايند. (آرشيو ملي استراليا، 2004 ) از سوي ديگر نگهداري مناسب اسناد توسط سازمان هاي دولتي، براي دموكراسي كارا از اهميت بالايي برخوردار است، زيرا مكانيسمي را فراهم مي كند كه از طريق آن، بخش دولتي مي تواند در قبال دولت و شهروندان پاسخگوي تصميمات و عملكردش باشد. (آرشيو نيوزيلند، 2005) علاوه بر آن اسناد از بعد تاريخي نيز داراي اهميت است. از ديدگاه مورخين، اسناد اساس قضاوت درباره گذشته است. امروزه اسناد بيش از هر زمان ديگري مورد توجه و اساس كار پژوهش قرار گرفته اند. (فدايي عراقي، 1377 ) بنابراين با افزايش حجم اسناد در قالب الكترونيكي مسايل مربوط به سازماندهي،حفظ و نگهداري، پردازش، اطلاع رساني و مديريت آنها مطرح مي گردد. كليه ادارات و سازمان هاي دولتي روزانه اسنادي را در راستاي فعاليت هايشان به شكل الكترونيكي تهيه و توليد مي نمايند. اين سازمان ها مي بايست يك چارچوب فراگير براي نگهداري از اسناد الكترونيكي داشته باشند. وگر نه با چالش هاي متعددي روبه رو خواهند شد. كه بايد بدنبال راهكارهاي صحيح براي مواجه شدن با اين چالشها بود. در اين راستا، دست اندركاران اطلاع رساني ازجمله مديران اسناد و آرشيوها مي بايست توجه خود را معطوف به سمت مديريت اسناد الكترونيكي كنند. زيرا آنچه براي گذار از اين چالش مهم است ايجاد راهكار و مديريت صحيح اسناد الكترونيكي مي باشد. از مقوله هاي مهم اين مبحث استانداردهاي اسناد الكترونيكي است تا با يكدستي و روشن شدن تمامي جوانب امر، اين چالش ها برطرف گردد. با در نظر گرفتن موارد فوق جايگاه اسناد در دنياي امروز با ويژگيهاي خاص خود بسيار مورد اهميت است. بنابراين بحث مديريت اسناد خصوصا اسناد الكترونيكي مورد توجه قرار مي گيرد. در اين مقاله استانداردهاي مديريت اسناد الكترونيكي با تاكيد بر استاندارد ايزو 15489 كه توسط سازمان ايزو تهيه گرديده، معرفي خواهند شد.

With an increase in the utilization of electronic records, issues about organizing, keeping, preserving, processing and managing such records have arisen. Therefore, this article focuses on the standards for electronic records management which are one of the tools for moving from the management of traditional records to managing electronic records. Firstly, the word “standard” is introduced and the usage of standards is explained. After on, different types of standards and international standard developing organizations are introduced and the development processes for ISO standards are explained. Then “record” is defined and its importance and different types of it are discussed. Finally, electronic records management, standards for electronic records and the challenges of electronic records management are described.