بررسي اثرات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بر شاخص‌هاي بهره وري سازمان (مطالعه موردي: سازمان مركزي دانشگاه فردوسي مشهد)

An Investigation on the Effects of Office Automation Systems on Organizational Productivity Indices (Case Study: Central Organization of Ferdowsi University of Mashhad)

چكيده ارتباطات سازماني، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. با ظهور فناوري‌هاي اطلاعات و ارتباطات، تغييرات شگرفي در اين حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. اين مقاله، مبتني است بر يك تحقيق ميداني در زمينه بررسي تاثير سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بر برخي شاخص‌هاي بهره-وري سازماني. به اين منظور دانشگاه فردوسي مشهد به عنوان واحد نمونه انتخاب شده، و جامعه آماري، متشكل از حدود 300 كارمند سازمان مركزي اين دانشگاه بودند كه با استفاده از روش نمونه گيري تصادفي ساده و نيز روش كوكران، حدود 60 كارمند به عنوان نمونه برگزيده شدند. در ادامه براي بررسي هدف مطالعه، پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي مختلف بهره وري سازمان تهيه شد و پاسخ دهندگان، تاثير اتوماسيون اداري را بر هر يك از معيارها ارزيابي نمودند، سپس با استفاده از نظرات اعضاي نمونه و نيز با استفاده از روش آنتروپي، هر يك از معيارهاي فوق براساس ميزان تاثيرپذيري-شان از سيستم اتوماسيون اداري اولويت بندي شده اند. در مجموع از نتايج به دست آمده مشخص شد، به اعتقاد اعضاي نمونه مطالعه حاضر، سيستم اتوماسيون بيشترين تاثير را بر شاخص بهره‌وري توانايي سازمان در به روز نمودن روش‌هاي اجرايي و مديريتي داشته و شاخص بهره‌وري بهبود دقت و نيز سهولت پيگيري نامه ها كمترين تاثير را از اين نوع سيستم مي پذيرد. در پايان با توجه به اولويت هاي مشخص شده در مطالعه مي توان برنامه ريزي هاي آتي در زمينه اجراي سيستم اتوماسيون و چگونگي تاثير آن بر شاخص‌هاي بهره‌وري مطرح شده را به صورت كارا مديريت نمود. از اين رو مسيولين سازمان به منظور بهبود شاخص‌هاي بهره وري كه در رتبه هاي پايين تر هستند، بايد بر اجراي اقداماتي مقتضي متمركز گشته و سعي در بهبود اين شاخص‌ها و ارتقاي آن‌ها به سطوح بالاتر نمايند. كليد واژه ها: سيستم اتوماسيون اداري، بهره وري، دانشگاه فردوسي مشهد، روش آنتروپي

Abstract Organizational communications are always considered a major issue in organizations. With the appearance of information and communication technologies, remarkable changes in this area has been taken face in organizations. This paper is based on a research field about office automation systems to investigate the effects of some organizational productivity indices. Ferdowsi University of Mashhad was typically selected for this purpose. The actuarial study population consists of approximately 300 employees of the university central organization. By using simple random sampling and Cochrane method, about 60 samples were selected. In order to achieve the goals of the present study, questionnaires containing various organizational productivity criteria were taken and respondents evaluated the effects of office automation on any of these criteria. Then using the opinions of sample members and Entropy Method, each criterion was prioritized in terms of influencing level from office automation system. Overall, the results showed that the sample members believe, among productivity criteria, the greatest impact of automation system is on the organizationʹs ability to update executive and managerial methods, and improvement in accuracy and easiness of letter follow-up have received the least influence. Finally according to the specified priorities in this study future planning in implementing automation system and the way they affect productivity indicators could be managed efficiently. In this regard, authorities have to improve low productivity indices and promote them to higher levels. Keywords: Office Automation Systems, Productivity, Ferdowsi University of Mashhad, Entropy Method