ميزان رعايت قواعد نگارشي نامه‌ها و صورتجلسه‌هاي اداري دانشگاه علوم پزشكي همدان و دانشگاه علوم پزشكي اصفهان

Commitment to Standards of Writing Letters and Minutes at Hamadan and Isfahan Universities of Medical Sciences, Iran

مقدمه: ادامه ي حيات در هر سازماني نيازمند داشتن ارتباطات اداري است كه به دو صورت مكاتبات و مكالمات صورت مي پذيرد. مكاتبات اداري جز وظايف هر سازمان مي باشد و لازم است مجموعه اي فراهم آيد تا بتوان اصول يكنواختي را براي نگارش صحيح نامه ها و صورتجلسه هاي اداري ارايه داد. در اين مقاله سعي شده است روش مناسبي براي راهنمايي كاركنان در تدوين صحيح نام هها و صورتجلسه هاي اداري ارايه شود. روش بررسي: اين پژوهش از نوع پژوهش هاي كاربردي- توصيفي بود كه در آن، 410 نامه ي اداري و 55 صورتجلسه رسمي نگاشته 1386 ، در دانشگاه هاي علوم پزشكي همدان و اصفهان، به صورت سرشماري انتخاب و از نظر شيوه ي تنظيم و - شده در طي سال هاي 89 قواعد نگارش مورد بررسي قرار گرفت. ابزار جمع آوري اطلاعات جدول هايي بود كه بر اساس نكات مهم نگارشي تنظيم و روايي آن ها توسط كارشناسان مربوط با چند بار بازنگري تاييدگرديد. در نهايت، داده هاي جمع آوري شده با استفاده از رو شهاي آمار توصيفي (فراواني و درصد) مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت. 43 درصد / يافته ها: در هيچ يك از نامه هاي اداري و صورتجلسه ها استاندارد ترسيم آرم و محل قرارگيري آن رعايت نشده بود. 63 45 درصد آ نها اسامي حاضران در جلسه قيد نشده بود. درخصوص خط فارسي، / صورتجلسه ها دستور كار جلسه نداشتند و در 45 بيشترين اشتباه مربوط به شيوه ي نوشتن همزه در واژه ها ( 228 مورد) و پس از آن به ترتيب كاربرد واژه ها به شكل جمع مكسر ( 148 مورد) و نوشتار واژ ههاي مقصور عربي ( 147 مورد) بود. در خصوص نكات دستوري، بيشترين اشتباه مربوط به حذف افعال درآخر جمله ها 90 مورد) بود. همچنين، در خصوص نكات ضروري براي درك مطلب نيز، بيشترين اشتباه مربوط به استفاده از واژه هاي زايد در متن، ) عبارات و جمله هاي طولاني ( 90 مورد) و بيشترين اشتباه در زمينه ي نشانه گذاري متن، مربوط به كاربرد علامت ويرگول ( 288 مورد) بود. نتيجه گيري: يافته هاي پژوهش نشان دهنده ي آگاهي پايين سازمان از نحوه ي تنظيم صحيح نامه ها و صورتجلسه هاي اداري است. هر قدر نكات نگارش زبان فارسي و شيوه ي صحيح خط فارسي در نامه ها و صورتجلسه هاي اداري بيشتر رعايت شود، اطلاعات با بياني رسا و در كمال فصاحت و بلاغت به افراد منتقل م يشود. بديهي است كه با برگزاري كلاس هاي آموزشي در دانشگاه و سازمان هاي اداري، مي توان تا حدود زيادي به اين هدف دست يافت. واژه هاي كليدي: نامه ها؛ صورتجلسات؛ ويراستاري؛ نشانه گذاري.

Introduction: Survival of any organization requires administrative communication through correspondence and conversation. Since official correspondence is one of the organizational tasks, it is necessary to provide a set of uniform principles for correct writing of administrative letters and minutes. This article aimed to appropriately guide the administrative staff in writing minutes and letters. Methods: In a descriptive study, 410 administrative letters and 55 official minutes written during 2007-2010 in Hamadan and Isfahan Universities of Medical Sciences were selected by census sampling. The frameworks and writing rules of the letters and minutes were reviewed. Data was collected in tables whose validity was confirmed by relevant experts. Data was finally analyzed by descriptive statistics. Results: The standards of logo designing and placement were not followed by any of the reviewed letters and minutes. Meeting agenda and attendees were missing in 43.63% and 45.45% of the minutes, respectively. Most errors occurred in writing "Hamzeh" (a Persian letter) (n = 228), application irregular plural forms (n = 148), and using correct forms of shortened Arabic words (n = 147). The commonest grammatical and punctuation mistakes were omitting verbs at the end of sentences (n = 90) and improper application of comma, respectively. The most frequent comprehension-related issue was using redundant words and long sentences (n = 90). Conclusion: Our findings indicated low organizational awareness of writing standards. Since, well-written administrative letters and minutes would facilitate information exchange, employees of different organizations need to participate in related training courses. Keywords: Letters; Proceeding; Editing; Coding.