باز طراحي نظام برنامه‌ريزي عملياتي وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي

Redesigning operational planning system (OPS) for ministry of health and medical education in Iran

در سال‌هاي گذشته سعي شده‌است تا براي برخورد با برخي چالش‌ها روال برنامه‌ريزي عملياتي در وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشكي استقرار يابد. در ادامه مسير بازطراحي اين نظام به منظور نهادينه‌سازي هر چه بيشتر آن يك ضرورت است. به همين منظور مطالعه حاضر كه نوع طراحي سيستم بوده و در آن از الگوي بازمهندسي فرايند، روال و استانداردهاي سيستم استفاده شده است، انجام شد. روش جمع‌آوري داده‌ها مرور منابع، جلسات بحث گروهي متمركز ذي‌نفعان، پرسشنامه كتبي تكميل‌شده توسط صاحبان فرايند و انجام مشاهده بوده است. بر اساس داده‌هاي جمع‌آوري شده كميته راهبري فني بر اصولي ده‌گانه براي باز طراحي نظام برنامه‌ريزي عملياتي در توافق كردند، بر اساس آن فرايند اصلي، روال‌ها و استانداردها در دو بخش اصلي شامل «آيين‌نامه و شيوه‌نامه برنامه‌ريزي عملياتي» بازطراحي شد. نتايج نشان مي‌داد سه دارايي مهم نظام برنامه‌ريزي عملياتي فعلي حمايت مديران ارشد، اسناد و قوانين بالادستي حامي و تجربه چند ساله وزارت‌خانه در استقرار اين نظام است. مهم‌ترين چالش‌هاي نظام برنامه‌ريزي عملياتي فعلي ضعف در هماهنگي، مميزي و اعتبار علمي فرايند است. ويژگي‌هاي نظام بازطراحي شده عبارت است از تطابق با زنجيره نتايج اقدامات، واژه‌نامه برنامه‌ريزي (براي ايجاد زبان مشترك)، پروژه محوري، تناسب سطوح تصميم‌گيري با ساختار وزارت بهداشت، مستندسازي ساده و مديريت شده، نهاينه‌شدن مثلث كارفرما مجري و ناظر، پايش‌هاي سطح‌بندي شده، تقويم زمان‌بندي عمليات برنامه‌ريزي در طول سال و دوره زماني برنامه‌هاي پنج ساله، ارتباط شفاف برنامه عملياتي با اسناد بالادستي و بودجه، شبكه پروژه پذير، وجود مميز، تشويق و آموزش صاحبان فرآيند و در نهايت سازوكار هماهنگي درون و برون بخشي برنامه‌ها است. به رغم دارايي‌هاي نظام برنامه‌ريزي عملياتي موجود، مهم‌ترين عامل موفقيت فرايند جديد، « مميزي» برنامه‌هاي عملياتي واحدهاي ستادي است. پايش فصلي پيشرفت برنامه‌هاي عملياتي توسط شوراي معاونين، تخصيص‌هاي به موقع بودجه متصل به برنامه و تشويق (مادي و معنوي) دوره‌اي واحدهاي سازماني و كارشناسان مسيول و موفق وزارت بهداشت سه نقطه تمركز در نهادينه سازي نظام بازطراحي شده برنامه‌ريزي عملياتي است.

Objective (s): Achieving the objectives of planned programs in the Ministry of Health and Medical Education (MOHME) depends on the successful implementation of operational planning (OP). In the last few years an attempt was made to deploy OP in different units. This paper reports on a system design and using process reengineering models in order to renew the existing OP. Methods: Data were collected by several approaches including literature review, focus group discussions, interviews, and questionnaires. Ten principles were set on how to redesign the existing operational planning system. Based on these principles, main processes, procedures, and standards were redesigned in both regulations and procedures. Results: The results showed three important strengths of the operational planning system: support of top managers, law, and the experience of ministry of health in implementation of operational planning. The most important challenges of current OP system were: weakness in coordination, and audit and accreditation of the process. Thus a new OP was proposed. Strengths of the new OP model includes compatibility with result chain activities, existence of a scientific OP glossary, project oriented approach, compatibility of decision making levels with the structure of MOHME, documentation, establishment of the relationship between employer, contractor, and the spectator, categorized evaluation, timing, clear relation between OP and allocated budget, encouragement, and education of process owners and finally internal and external compatibility of programs. Conclusion: Despite various strengths of existing OP systems, critical success factor of the newly proposed model is the audit of the defined programs and projects.