چگونگي ارزيابي نرم‌افزارهاي مخزن سازماني: تجربه‌اي از يك مورد

How to Evaluate an Institutional Repository System: A Case Study

يكي از چالش‌هاي دهه اخير براي مديران دانشگاهي، مديريت اطلاعات توليدشده در دانشگاه‌ها بوده است. بسترهاي گوناگوني براي اين امر توسعه يافته و پيشنهاد شده‌اند. وب‌سايت‌هاي دانشگاه‌ها (و دانشكده‌ها، بخش‌ها و گروه‌ها) يكي از اين راه حل‌ها بوده‌اند، اما اتكا به صفحات وب‌سايت براي درج منابع دانشي و استفاده از آن بنا به دلايلي همچون عدم روزآمدي رضايت‌بخش نيست. به اين ترتيب، طي سال‌هاي اخير، بسياري از دانشگاه‌ها براي آگاهي از فعاليت‌هاي كاركنان و گردآوري دارايي‌هاي فكري خود، اقدام به طراحي سيستم‌هاي مديريت اطلاعات ديجيتال كرده‌اند. دانشگاه فردوسي مشهد به‌عنوان يكي از دانشگاه‌هاي مادر و برتر كشور با توجه به حجم انتشارات و ضرورت مديريت آن، سيستمي را با هدف مديريت اطلاعات پژوهشي در دانشگاه طراحي كرده است. سيستم اطلاعات علمي دانشگاه فردوسي مشهد (ساعد)، توسط معاونت پژوهش و فناوري دانشگاه فردوسي مشهد در سال 1385 طراحي و اجرا گرديد. هدف اصلي اين پژوهش بررسي فني نرم‌افزار مخزن سازماني دانشگاه فردوسي مشهد است. اين پژوهش، كاربردي و از نوع ارزيابانه بوده و با روش مطالعه موردي انجام شد. براي بررسي سيستم نرم‌افزاري مورد استفاده براي مخزن سازماني دانشگاه از سياهه وارسي محقق‌ساخته استفاده شد. يافته‌ها نشان داد كه وضعيت «ساعد» از لحاظ ويژگي‌هاي فني در حد متوسط است. با اين وجود، ضعف در برخي از قسمت‌ها مانند مديريت محتوا و دسترس‌پذيري بر كارايي سيستم تاثير دارند. از اين‌ رو، بايد تمركز بيشتري بر ويژگي‌هاي كاربرمدار سيستم صورت گيرد. همچنين، ويژگي‌هاي آرشيو و پشتيباني از سيستم در وضعيت متوسط هستند كه با توجه به استفاده روز‌افزون از سيستم، مي‌توانند در آينده چالش‌برانگيز باشند.

Information Management in universities and academic environments has been a critical issue for their managers in recent years. Some infrastructures like academic websites suggested solutions but they had other problems such as out of dating information. Therfore, many universities have developed information management systems for managing their intellectual properties in recent years. Ferdowsi University of Mashhad (FUM) has established its institutional repository named SAED since 1385 (2006). The purpose of this research is assessing SAED from technical aspects. Evaluating research and case study were selected for implementing the research. Data collection tool was a checklist which was constructed by this researchers. Findings revealed that SAED is at average level from technical aspects. But content management and accessibility aspects reduce the usefulness of the system. So, user-centered approach must be applied for improving it. Though archiving and system support are in suitable situation, but increasing users and data might make a challenging situation for it in the future.