شيوه توصيف اسناد آرشيوي در آرشيو ملي ايران در دوره زماني 1350-1390

Archival Description in the National Archives of Iran from 1972 to 2012

 هدف: تبیین شیوه توصیف اسناد آرشیوی در آرشیو ملی ایران. روش/ رویكرد پژوهش: برای اجرای پژوهش از روش پیمایش توصیفی استفاده شد و برای گردآوری داده‌ها، آیین‌نامه ­ها، شیوه‌نامه­های تنظیم و توصیف اسناد، دفاتر راهنمای موجود در سازمان، و كاربرگه­های توصیف تدوین‌شده  از سال1350-1390 (جمعاً 11 كاربرگه) مطالعه و بررسی شدند و با چهار نفر از كارشناسان ادارة تنظیم و پردازش اسناد آرشیوی سازمان مذكور مصاحبه شد. یافته‌های پژوهش: یازده كاربرگه توصیف اسناد آرشیوی در طی سال های 1350-1390 در آرشیو ملی ایران تدوین شده است. عناصر كاربرگه‌های توصیف در آرشیو ملی ایران با گذشت زمان استاندارد شده‌اند و سطح توصیف عموماً پرونده و آیتم بوده است. نتیجه‌گیری: با درنظرداشتن ماهیت اسناد اداری و دولتی و عواملی چون كمیت و حجم اسناد،  میزان مراجعه پژوهشگران، زمان، بودجه، نیروی انسانی در دسترس و نیز تأكید شورای آرشیو جهانی، ضروری است كه در آرشیو ملی ایران هم توصیف در سطوح بالاتری مانند مجموعه و ردیف آغاز شود. گام نخست، توجیه مسئولان و ایجاد كاربرگه‌های متناسب این سطوح توصیف است.

Purpose: To examine methods of archival description in the National Archives of Iran during this period. Method/ Research Design: In order to collect data, bylaws, archival arrangement and description manuals, and description worksheets designed during 1972- 2012 (11 worksheets) were studied and analyzed. Four professional archivists were also interviewed. Findings: 11 description worksheets were are designed during 1972- 2012. Elements within them have gradually been standardized over the years. Description has mostly been at file and item levels. Result: Considering the nature of archives and factors such as the quantity and the extent of archival records, as well as their patrons, time, budget, personnel, and emphases of the International Council on Archives (ICA), upper levels of description such as fond and series is recommended. The first step is to brief authorities and design appropriate description worksheets.