آرشيو ابري؛ خدمتي نو در مديريت اسناد رقمي

Cloud Archiving: A Novel Solution to Managing Digitalized Documents

هدف: آرشیوها، تا به امروز به منظور دسترس‌پذیر ساختن دائمی مجموعه‌های خود، به گونه‌ای فزاینده استفاده از ابزارها، فرآیندها، راهبردها و فناوری‌های مختلف را تجربه كرده‌اند. با این حال، راهكارهای متداول امروزی، كه مجریان و متخصصان آرشیوی برای مقابله با تنوع نیازهای مخاطبان و تغییرات پی در پی فناوری‌ها به خدمت گرفته‌اند، آرشیوها را با چالش‌های بزرگی از قبیل هزینه‌های سنگین مرتبط با توسعه و نگهداری تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، مدیریت، حفاظت و دسترس‌پذیری طولانی‌مدت به اسناد رقمی در حالِ رشد روبه‌رو كرده است. در طی سال‌های گذشته، مفهوم جدید آرشیو ابری پا به عرصۀ ظهور گذاشته است كه به نظر می‌رسد در همین عمر كوتاه خود، طلایه‌دار نگرشی نو به مفهوم آرشیو بوده و این مقوله را در معرض تغییرات بنیادین قرار داده است. پژوهش حاضر بر آن است ضمن تبیین مفهوم آرشیو ابری، به نیازمندی‌ها و الگوهای استقرار آن بپردازد. روش/ رویكرد پژوهش: این پژوهش كه به روش كتابخانه‌ای و از طریق تحلیل متون موجود در كتابخانه‌ها و جستجوی مقالات در پایگاه‌های اطلاعاتی تدوین یافته است، ضمن بررسی چالش‌های اساسی در آرشیوهای رقمی و ویژگی‌ها و فرصت‌های فراهم شده توسط محاسبات ابری، به لزوم بهره‌گیری از محاسبات ابری در آرشیوها پرداخته است. نتیجه‌گیری: نتایج حاكی از آن است كه آرشیو ابری می‌تواند كمك بزرگی به سازمان‌ها در ارائۀ خدمات آرشیوی در برخورد با مشكلات آرشیو رقمی از جمله ذخیره‌سازی و مدیریت تودۀ در حالِ رشد اسناد رقمی نماید. با آرشیو ابری، گزینه‌های انتخابی بسیاری نسبت به چگونگی و مكان آرشیو و نحوۀ دسترسی كاربران به منابع آرشیوی وجود خواهد داشت. اما، برای اینكه سازمان‌ها بتوانند از یك آرشیو ابری بهره‌مند شوند، بایستی در این راستا ملاحظاتی را مدنظر داشته باشند، كه در پایان پیشنهاد شده است.

Purpose: Current solutions for dealing with the usersʹ needs and continuous techno­logical changes have pushed archives to big challenges, including the high costs of hard­ware and software development, maintenance, management, preservation, and ensur­ing access to digitalized documents. Research Method/Approach: Review of the literature. Findings and Conclusion: Cloud archiving can be of great assistance to organizations in dealing with the problems of digital archival services, such as storage and manage­ment of the growing mass of digital documents. It provides a wide range of options regarding how and where documents can be stored and accessed by the users. However, to benefit most from cloud archiving, a number considerations should be attended to. Such considerations are discussed in the closing paragraphs of this paper.