فرايند ديجيتال سازي و ساماندهي اسناد؛ مركز اسناد آستان مقدس حضرت معصومه (س)

اطلاعات، كالايي فناپذير است. در هيچ زماني، نگهداري از حافظه ثبت شده بشري براي جامعه، اين همه دشواري به همراه نداشته است. ظهور فناوري هاي ديجيتال و استفاده روزافزون و پيچيده از آنها در سازمان هاي جديد، تاثير چشم گيري در ماهيت، اهميت و حفظ «سند» داشته است.(1) با ظهور فناوري هاي جديد، تعداد اسنادي كه به شكل الكترونيكي توليد مي شوند، به شدت افزايش يافته است و اين امر به نوبه خود، وابستگي شديد سازمان ها را به اين فناوري ها به دنبال داشته است؛ به طوري كه امروزه تمام اداره ها و سازمان هاي دولتي و خصوصي، به طور روزانه و مستمر در جهت انجام فعاليت هايشان، اسنادي را به شكل الكترونيكي تهيه و توليد و يا دريافت مي كنند. بنابراين، با توجه به افزايش حجم اسناد الكترونيكي، مسائل مربوط به سازماندهي، حفظ و نگهداري، پردازش و مديريت آنها به عنوان مسئله اي حايز اهميت، بسيار مطرح مي شود.(2) در متون مختلف، بايگاني (آرشيو) در سه معنا به كار رفته است.