تحليل عملكرد آرشيو ملّي جمهوري اسلامي ايران براساس مدل SWOT

The National Archives of Iran: A Performance Appraisal

هدف: اجراي تحليل SWOT و ارزيابي نقاط ضعف و قوت آرشيو ملّي جمهوري اسلامي ايران و تهديدهاي و فرصت‌هاي پيش روي آن، تببين موقعيت راهبردي اين سازمان، و عرضة رهنمودهاي مناسب براي آن. روش: پرسش‌نامه‌اي براي تحليل نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهديد‌هاي آرشيو ملي جمهوري اسلامي طراحي و براي تعيين روايي در اختيار 7 نفر از متخصصانِ حوزۀ آرشيو قرار گرفت. پرسشنامه به بيست نفر از افراد شاغل در اين سازمان ارائه شد. موقعيت راهبردي آرشيو ملّي جمهوري اسلامي ايران، با ماتريس ارزيابي عوامل دروني و ماتريس ارزيابي عوامل بيروني بررسي شد. يافته‌هاو نتيجه‌گيري: نتايج پژوهش نشان داد قوت‌هاي پيش روي آرشيو ملّي جمهوري اسلامي ايران بر ضعف‌هاي آن و فرصت‌هاي پيش رو بر تهديدها غلبه دارد. سازمان مي‌تواند با تكيه‌ بر نقاط قوت و بهره‌برداري از فرصت‌هاي موجود نقاط ضعف را كمرنگ و تهديدهاي محيطي را كنترل كند؛ همچنين با اتخاذ راهبردهاي مؤثر هم وضع موجود را بهبود ببخشد و هم با اقدامات جديد، خدماتش را ارتقا دهد. مهم‌ترين راهبردهاي عرضه‌شدۀ پژوهش عبارت‌اند از: بهينه‌سازي خدمات رقومي و دسترس‌پذيري آن، اصلاح قانون براي ايجاد تنوع محتوايي در اسناد در اشكال مختلف آن؛ تعامل و مشاركتِ محتوايي-خدماتي آرشيوي با مراكز اطلاع‌رساني ديگر؛ جذب نيروي انساني جوان و متخصص، تشكيل دوره‌هاي آموزشي براي نيروهاي موجود، راه‌اندازي سامانة آرشيوي تحت وب؛ تعيين خط‌مشي و قوانين مناسب براي گردآوري اطلاعات و منابع.

Purpose: To conduct an SWOT analysis for the National Archives of Iran, evaluate its strategic position, and to provide suggestions for further improvements. Method and Research Design: A questionnaire was designed to evaluate strengths, weaknesses, opportunities and threats. The validity of the questionnaire was assessed by seven archive experts. The questionnaire was answered by 20 employees in the National Archives. The strategic position of the organization was studied using Internal and External Factors Evaluation Matrix. Findings and Conclusion: The strengths of the organization are more than its weaknesses. The organization can control threats and improve weaknesses. Besides, it can make new decisions and improve its services. Some of the provided suggestions are: developing digital services and accessibility, updating regulations regarding coding of different kinds of documents, closer coordination with other organizations, employing new specialists, more training courses for the staff, launching a web database, defining procedures and codes for collecting archival records.